Anmeldungen und Ticketverkauf
Besucher können sich direkt über Eventfalcon anmelden oder ein Ticket kaufen. Sie erhalten dann automatisch eine Bestätigung mit QR-Code, den du am Einlass prüfst. Den Abschnitt findest du im Formular unter Buchung über Eventfalcon.
Die drei Betriebsarten
Keine Buchung — Besucher informieren sich nur. Das ist die Voreinstellung.
Kostenlose Anmeldung — Besucher reservieren einen Platz, ohne zu bezahlen. Du siehst die Gästeliste und kannst am Einlass abhaken.
Ticketverkauf — Besucher kaufen ein Ticket zu einem festen Preis. Beides, Anmeldung wie Verkauf, ist eine Premium-Funktion.
Plätze begrenzen
Tickets pro Termin begrenzt die Gesamtzahl je Datum. Zusätzlich kannst du weiter unten je Ticketart ein eigenes Kontingent festlegen. Beide Grenzen gelten gleichzeitig — es greift die jeweils strengere.
Ein Beispiel: 100 Plätze pro Termin insgesamt, davon höchstens 20 ermäßigte Karten. Sind die 20 weg, bleiben die übrigen 80 regulären buchbar.
Tickets anlegen
Buchbare Tickets legst du weiter unten unter Tickets / Eintrittspreise an. Trage Bezeichnung und Preis ein und aktiviere Über Eventfalcon buchbar; erst dann erscheinen Preis pro Ticket und Kontingent. Zeilen ohne diesen Schalter sind reine Preisinformationen und nicht buchbar.
Rückerstattungsbedingungen
Du legst fest, ob Käufer selbst stornieren dürfen:
- Keine Rückerstattung bei eigener Verhinderung — Tickets sind verbindlich.
- Rückerstattung bis 7 Tage vor der Veranstaltung
- Rückerstattung bis 14 Tage vor der Veranstaltung
Die gewählte Bedingung wird dem Käufer vor dem Kauf angezeigt und mit seinem Ticket gespeichert. Änderst du sie später, gilt für bereits verkaufte Tickets weiterhin die Bedingung, die beim Kauf galt.
Damit du das nicht bei jeder Veranstaltung neu wählen musst, kannst du in deinem Profil eine Voreinstellung hinterlegen; neue Veranstaltungen starten damit.
Voraussetzungen für den Ticketverkauf
Unter den Betriebsarten siehst du eine Checkliste. Für bezahlte Tickets brauchst du beides:
- eine Premium-Mitgliedschaft
- ein verbundenes Auszahlungskonto — siehe Auszahlungen
Solange eines davon fehlt, lässt sich die Veranstaltung nicht mit Ticketverkauf speichern: Besucher würden sonst einen Kauf angeboten bekommen, der nicht abgeschlossen werden kann. Du kannst sie in der Zwischenzeit ohne Buchung oder mit kostenloser Anmeldung eintragen und später umstellen.
Wie Gäste sich selbst wieder abmelden
Jede Bestätigungsmail enthält den Link zur persönlichen Ticketseite — dieselbe, die der QR-Code öffnet. Dort storniert der Gast seine Anmeldung selbst; der Platz wird sofort wieder frei, und du bekommst eine Nachricht darüber. Die Mail weist auch darauf hin, damit niemand danach suchen muss.
Bei bezahlten Tickets entscheidet die Stornobedingung, die beim Kauf galt, ob der Knopf dort erscheint.
Eine einzelne Anmeldung stornieren
Sagt jemand ab, kannst du seine Anmeldung in der Gästeliste über das Symbol mit dem durchgestrichenen Personensymbol stornieren — oder direkt auf der Ticketseite, die der QR-Code öffnet. Der Platz wird sofort wieder frei, der QR-Code verliert seine Gültigkeit, und der Gast bekommt eine E-Mail darüber.
Bei bezahlten Tickets geht das nicht über diesen Weg: Dort stornierst du über Zahlung erstatten in der Gästeliste, damit das Geld im selben Schritt zurückgeht.
Stornierte Anmeldungen verschwinden nicht: Unter dem jeweiligen Termin steht „1 Stornierung" zum Aufklappen. So siehst du, ob jemand abgesagt hat oder sich nie angemeldet hat. Auf die Platzzahl wirken sie sich nicht aus — der Platz ist ja wieder frei.
Gästeliste und Einlass
Zu jeder Veranstaltung mit Buchungen führt im Dashboard ein Personen-Symbol zur Gästeliste. Dort siehst du je Termin, wer gebucht hat, wie viele Plätze, den Betrag und den Check-in-Stand. Über CSV exportierst du die Liste für den Einlass auf Papier.
Am Einlass scannst du den QR-Code des Gastes. Die Ticketseite zeigt sofort, ob das Ticket gültig ist, und du checkst mit einem Klick ein. Jeder Platz einer Buchung hat ein eigenes Ticket — bei drei Plätzen also drei QR-Codes, sodass die Gäste auch getrennt eintreffen können.