Absage und Verlegung
Beides erreichst du im Dashboard über die Symbole an der Terminkachel. Weil beide Vorgänge Gäste betreffen und Geld bewegen können, fragt Eventfalcon vorher nach.
Eine Veranstaltung absagen
Nach dem Klick auf Absagen wählst du den Umfang und kannst eine Begründung angeben; sie steht später in der E-Mail an deine Gäste. Im zweiten Schritt zeigt dir Eventfalcon die konkreten Folgen — wie viele Buchungen und Plätze betroffen sind, welcher Betrag erstattet wird und wie viele offene Bezahlvorgänge beendet werden. Erst der Klick auf Veranstaltung endgültig absagen löst etwas aus.
Danach passiert automatisch:
- Die Veranstaltung wird als abgesagt gekennzeichnet und bleibt sichtbar.
- Der Ticketverkauf endet sofort.
- Bezahlte Tickets werden vollständig erstattet — unabhängig von deinen Rückerstattungsbedingungen. Auch die Eventfalcon-Provision geht zurück.
- Alle betroffenen Gäste bekommen eine E-Mail mit deiner Begründung.
- Abonnenten sehen die Absage automatisch in ihrem Kalender: Der Termin bleibt im Kalender stehen, sein Titel wird zu „X: Titel", und die Begründung steht in der Beschreibung — über dem ursprünglichen Text, der erhalten bleibt. Erinnerungen werden für diesen Termin nicht mehr ausgelöst.
Erstattungen brauchen ein paar Werktage, bis sie beim Käufer ankommen. In der Gästeliste siehst du währenddessen „Erstattung läuft“ und danach den Betrag.
Einen Termin verlegen
Zum Verlegen bearbeitest du den Termin und änderst das Datum. Liegen Buchungen vor, fragt Eventfalcon nach — und erklärt, was folgt:
- Alle Buchungen werden auf den neuen Termin übertragen und bleiben gültig.
- Die Gäste werden per E-Mail über den neuen Termin informiert und gebeten, ihre Teilnahme zu bestätigen.
- Wer nicht kann, storniert selbst; bezahlte Tickets werden dabei vollständig erstattet.
Der Gast bestätigt auf seiner Ticketseite, die in der E-Mail verlinkt ist. Dort stehen alter und neuer Termin sowie zwei Schaltflächen: „Ich bin dabei“ und „Kann leider nicht“.
In der Gästeliste erscheint daraufhin die Kennzahl Zusagen nach Verlegung, und jede Buchung trägt „Neuer Termin zugesagt“ oder „Rückmeldung offen“. Das ist deine verlässliche Kopfzahl für die Planung — nicht die reine Buchungszahl.
Was aus den Buchungen wird
Buchungen für einen abgesagten Termin wandern unter Buchungen in den Abschnitt Stornierungen. Dort steht je Termin, was die Absage bewirkt hat: wie viele Gäste per E-Mail informiert wurden, wie viele Erstattungen angestoßen wurden und wie viele Plätze betroffen waren.
Die Tickets dieser Buchungen sind nicht mehr gültig — die Ticketseite zeigt „Termin abgesagt", und am Einlass wird das Einchecken abgewiesen. Das gilt auch dann, wenn du erst nach dem Termin absagst: Buchungen für vergangene Termine werden bewusst nicht mehr rückabgewickelt (es wird nichts erstattet und niemand mehr benachrichtigt), ungültig sind die Tickets trotzdem.
Wenn ein Gast selbst storniert
Gibt jemand seinen Platz über die Ticketseite zurück, bekommen beide Seiten eine E-Mail: der Gast eine Bestätigung — bei bezahlten Tickets mit dem Hinweis auf die laufende Erstattung —, und du eine kurze Nachricht mit Veranstaltung, Termin, Name und Anzahl der frei gewordenen Plätze, samt Link zur Gästeliste. Bei einer Erstattung bekommst du unsere Vermittlungsgebühr ebenfalls zurück.
Löschen statt absagen?
Löschen ist kein Ersatz für eine Absage. Liegen kostenlose Anmeldungen vor, musst du das Löschen ausdrücklich bestätigen, und die Gäste werden informiert. Sind Tickets verkauft, ist das Löschen gesperrt: Es würde Geld ohne Rückerstattung im Raum stehen lassen. Sage die Veranstaltung stattdessen ab — dabei wird erstattet und informiert — und lösche sie danach.